Dentro da gestão financeira empresarial, temos duas maneiras de fazer a análise dos relatórios e demonstrações financeiras, pelo regime de caixa e regime de competência. Existem diferenças relevantes entre os dois regimes, e a forma que é feita a análise pode influenciar a sua tomada de decisão conforme a realidade apresentada em sua empresa.
Antes de entender o conceito dos dois regimes, precisamos entender o que é um lançamento contábil ou simplesmente um lançamento financeiro. Toda movimentação financeira feita por uma empresa, seja ela um pagamento de duplicata de fornecedor, recebimento de um cliente ou pagamentos de salários, gera um lançamento contábil. Com isso, a forma com que esse lançamento é registrado, consiste na diferença entre os dois regimes.
De forma resumida, o regime de caixa é o mais simples dos regimes, comumente usado por pequenas empresas, pois ele leva em consideração somente a data dos gastos ou recebimentos da movimentação, ou seja, o regime de caixa se assemelha ao extrato bancário de uma empresa. Já o regime de competência leva em consideração quando os gastos ou recebimento são gerados, sem considerar se foram pagos ou não. Este tipo de análise é usado por grandes empresas, que devem entregar suas demonstrações neste tipo de linguagem.
Para um entendimento mais profundo, vamos explicar detalhadamente o conceito e diferença entre os dois regimes.
O que é regime de caixa?
Como dito anteriormente, o regime de caixa leva em consideração o dia em que o gasto ou recebimento foi feito, se assemelhando a um extrato bancário. Para um melhor entendimento confira o exemplo abaixo:
Imagine que uma empresa de comércio no ramo de papelaria compre de seu fornecedor, 1000 unidades de canetas a R$ 0,50, e negociou o prazo de pagamento em 30 e 60 dias após o faturamento da nota fiscal do fornecedor. Se considerarmos a emissão da nota fiscal para dia 05/01, os pagamentos ocorrerão dia 04/02 e 05/03 com o valor de R$ 250,00 por parcela. No regime de caixa é registrado exatamente o que ocorre no extrato bancário, então serão feitos os seguintes registros:
Pagamentos:
R$ 04/02 – R$ 250,00
R$ 05/03 – R$ 250,00
Da mesma forma que os gastos ocorrem conforme o exemplo acima, as receitas são lançadas da mesma forma. Se o cliente pagar em 30 e 60 dias após receber a emissão da nota fiscal, e considerando que a emissão foi 05/01, pagamentos ocorrerão dia 04/02 e 05/03 com o valor de R$ 250,00 por parcela. O registro é feito da mesma maneira, ficando:
Recebimentos:
R$ 04/02 – R$ 250,00
R$ 05/03 – R$ 250,00
Por representar a saúde financeira da empresa no momento, o regime de caixa é mais utilizado por pequenas empresas, que sempre precisam estar validando e verificando seu fluxo de caixa. As análises e relatórios no regime de caixa funcionam aliados à uma projeção de caixa, onde leva em consideração todos os recebimentos e gastos futuros. Com o auxílio deste regime de análise você consegue visualizar com exatidão as movimentações financeiras das empresas mês a mês e dia após dia.
A demonstração de fluxo de caixa ou DFC (teremos um artigo somente para este assunto) é embasada em análise de regime de caixa, pois isso se faz muito importante também para grandes empresas.
O que é regime de competência?
O regime de competência é voltado e obrigatório para demonstrações financeiras de médias e principalmente grandes empresas.
No regime de competência são contabilizadas as receitas e gastos no momento do fato gerador, ou seja, quando acontece a emissão da nota fiscal no exemplo acima, não levando em consideração quando é feito o recebimento ou pagamento.
Utilizando o exemplo acima, onde uma empresa de comércio no ramo de papelaria comprou de seu fornecedor, 1000 unidades de canetas a R$ 0,50, e negociou o prazo de pagamento em 30 e 60 dias após o faturamento da nota fiscal do fornecedor, considerando a emissão da nota fiscal dia 05/01, esta empresa registra um gasto de R$ 500,00 no dia 05/01, independente do pagamento desta nota fiscal. Da mesma forma seu fornecedor, que integraliza de forma total a venda do produto no dia 05/01, independendo do recebimento dos valores. Desta forma o regime de competência não leva em consideração o recebimento, e sim o momento do registro fato gerador, ou seja, quando aconteceu a emissão da nota fiscal.
Neste tipo de regime conseguimos analisar a rentabilidade do negócio, se ao longo prazo as receitas cobrirão as despesas. Como grandes empresas normalmente dispõem de caixas mais abastados, o regime de competência faz muito sentido no momento das análises.
Vantagens e desvantagens do regime de caixa
O regime de caixa, explicita a saúde financeira da empresa. Este tipo de análise é voltado para curto e médio prazo. Normalmente é utilizado da forma gerencial por pequenas empresas, embasando análises e ajudando a planejar estratégias.
Vantagens:
● Auxilia a tomada de decisão a curto e médio prazo;
● Fácil compreensão;
● Explicita a saúde financeira atual da empresa, pois considera pagamentos e recebimento efetivos;
● Aliado um uma projeção de caixa, auxilia na compreensão da liquidez da empresa.
Desvantagens:
● Prejudica a tomada de decisão a longo prazo;
● Como as despesas e receitas são registradas no momento que ocorrem, dificultam a antecipação da tomada de decisão, desde que não tenha uma projeção de caixa concreta;
● Não leva em consideração o resultado da operação, visto que se uma parcela de clientes deixar de pagar/receber em um determinado período de tempo, distorcerá as análises.
Vantagens e desvantagens do regime de competência
O regime de competência é utilizado mais comumente por grandes empresas, pois seus demonstrativos financeiros devem estar nesta linguagem para demonstrar a capacidade de gerar riquezas destas organizações.
Vantagens:
● Possibilidade do planejamento de longo prazo das empresas;
● Fornecer informações com o intuito de alocar e planejar investimentos;
● Cumprir exigência legais;
● Demonstrar a rentabilidade do negócio, analisando se as receitas a longo prazo vão superar as despesas.
Desvantagens:
● Não leva em consideração o caixa da empresa, já que considera somente a data que incorre a despesa ou recebimento;
● Não explicita a situação real atual da empresa, já que não considera as datas de recebimentos e despesas das empresas;
● Uso limitado para pequenas empresas, visto que o fechamento contábil é obrigatório anualmente.
Regime de competência ou regime de caixa, qual usar?
Não existe resposta correta para esta pergunta. Se fizermos uma analogia, o regime de caixa atua como uma lupa, ou seja, ajuda analisar cada detalhe da sua empresa, o momento em que os gastos e as despesas estão sendo feitos. Já o regime de competência, ajuda a ter uma visão muito mais ampla da empresa, mas ao mesmo tempo que esclarece, oculta as informações da empresa por não levar em consideração o dia de pagamento ou recebimento de um título.
As perspectivas de análise, não são excludentes, mas sim complementares. Você, empreendedor ou gestor de pequena empresa deve utilizar as duas análises para embasar sua tomada de decisão, visto que, a união de ambas ajudarão você a curto e a longo prazo.
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Fonte:
Inteligência financeira na empresa (Karen Berman 2017)
Finanças corporativas e valor (Alexandre Assaf Neto 2014
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